Online-Verfahren in Gesellschaftsrecht („GmbH – Gründung online“)Online-Verfahren in Gesellschaftsrecht
(„GmbH – Gründung online“)
Online-Verfahren in Gesellschaftsrecht („GmbH – Gründung online“)Online-Verfahren in
Gesellschaftsrecht

Neben der klassischen Gründung einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) ist seit 1. August 2022 ein Online-Verfahren möglich. Daneben können alle Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister online erfolgen. Nach § 16 e BeurkG ist auch eine gemischte Beurkundung, das heißt ein kombiniertes Online- und Präsenzverfahren, möglich. Die Online-Gründung kann auch mittels Musterprotokolls erfolgen. Das dafür notwendige Videokommunikationssystem wird von der Bundeszentralkammer gemäß § 78p BnotO bereitgestellt- Die Bundesnotarkammer stellt das Verfahren unter https://online-verfahren.notar.de/ ausführlich dar.

I. Vorbereitung

Für das Online-Verfahren müssen gewisse technische Voraussetzungen vorliegen. Die Beteiligten müssen sich in einem ersten Schritt registrieren. Dazu ist die Notar App notwendig, die kostenlosen heruntergeladen werden kann. Ferner ist der passende Ausweis erforderlich, der dann mittels Smartphone (NFC-Technologie) ausgelesen wird. Geeignet ist der deutsche Personalausweis, ein elektronischen Aufenthaltstitel oder eine eID-Karte/Unionsbürgerkarte. Falls der Personalausweis vor dem 2. August 2021 ausgestellt wurde, benötigt man zusätzlich den Reisepass. Die Verwendung setzt voraus, dass die Online-Funktion dieses Dokuments aktiviert worden ist. In diesem Fall hat man neben dem Ausweis eine PIN erhalten. Sollte die PIN nicht mehr auffindbar sein, dann kann diese erneut unter https://www.pin-ruecksetzbrief-bestellen.de/ bestellt werden. Nicht nur deutsche Ausweise können an dem Online-Verfahren teilnehmen. Auch die Ausweise der Länder Belgien, Estland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Portugal, Slowakei, Spanien, Tschechien erfüllen diese Funktion. Ausweisdokumente von Drittstaaten enthalten grundsätzlich keine eID. Für Bürger dieser Länder besteht die Möglichkeit, ein geeignetes eID-Dokument eines Mitgliedstaates der Europäischen Union zu beantragen. 

Nachdem die Registrierung mittels Notar App und Ausweis erfolgreich absolviert wurde, gibt es in einem zweiten Schritt verschiedene Möglichkeiten der Kontaktaufnahme. Der Gründer einer GmbH kann sich per Notar App einen für diese Gründung zuständigen Notar vorschlagen lassen. Ist der Sitz der Gesellschaft beispielsweise in München, dann sind alle Notare in München zuständig. Das gilt auch bei einem Sitz in einem fremden Ort, falls einer der Gesellschafter oder Geschäftsführer seinen Wohnsitz in München hat. Der Gründer kann dann einen Wunschnotar in München ausfällen und per App mit diesem in Kontakt treten. Damit wird das Online-Verfahren in Gang gesetzt. Alternativ kann sich der Gründer auf „klassischem“ Weg, also per Telefon oder Mail mit dem Notar in Verbindung setzen. Der Notar startet dann ein Online-Verfahren mit seiner Software, bestimmt einen zuständigen Sachbearbeiter und übermittelt dem Gründer einen Einladungslink. Mit dem Link wird der Gründer in seiner App automatisch mit dem Notar verbunden. Damit können für die Gründung relevante Entwürfe und Termine direkt in der App eingesehen werden. Es besteht auch eine Chat-Funktion. Natürlich kann auch weiterhin im Vorfeld der Beurkundung eine hybride Kommunikation stattfinden. 

In einem dritten Schritt müssen dann vor der Beurkundung die technischen Voraussetzungen für das Online-Verfahren gegeben sein. Die Beteiligten benötigen eine Standard Webcam mit einer Mindestauflösung vom 480p. Ferner sollte es eine ausreichende Internetverbindung geben. Dabei wird eine DSL-Verbindung mit mindestens 6 Mbit/s. empfohlen. Das Mikrofon sollte ebenfalls aktiviert sein. Es besteht die Möglichkeit, dass sich der Gründer bereits eine Stunde vor dem offiziellen Termin einwählt und die Voraussetzungen überprüft. 

II. Ablauf des Verfahren

Das Online-Verfahren ähnelt der klassischen Beurkundung. Dabei ist es geprägt von der Besonderheit der Videokonferenz. Die Entwürfe, welche der Notar bereits vorab in der Notar App zur Verfügung gestellt hat, werden im Online – Verfahren verlesen bzw. beglaubigt. Zum vereinbarten Termin treffen sich der/die Gründer und der Notar in der Videokonferenz. In einem ersten Schritt wird der Ausweis durch den Notar ausgelesen. Dazu ist die Notar App und der Ausweis samt PIN notwendig. Durch das Auslesen des Ausweises erhält der Notar Zugriff auf das Lichtbild und kann dadurch die Beteiligten identifizieren. Ist der Beteiligte dem Notar bereits bekannt, ist ein Auslesen nicht mehr notwendig. Das ist entsprechend in der Urkunde zu vermerken.

Im Rahmen der Video-Konferenz teilt der Notar mit den Beteiligten das Gründungsdokument. Dieses wir dann klassisch verlesen, aber eben online im Rahmen einer Videokonferenz. Nachdem dieses verlesen wurde, die Beteiligten belehrt und alle Fragen geklärt wurden, ist das Dokument anstelle einer Unterschrift durch die Beteiligten und den Notar zu signieren. Der Notar fordert dazu die Beteiligten per Click zur Signatur auf. Dies führt dazu, dass bei den Beteiligten eine PIN generiert wird, die einzugeben ist. Anschließend signiert der Notar das Dokument. Damit ist die Beurkundung abgeschlossen. Das signierte Dokument wird vom Notar heruntergeladen und weiter verarbeitet. Analog wird mit der Gesellschafterliste und der Handelsregisteranmeldung verfahren.

III. Kosten

Für die Notarkosten gelten die gleichen Gebühren wie in Präsenz. Zusätzlich fallen bei einer notariellen Beurkundung 25,00 Euro und bei einer Beglaubigung 8,00 Euro an (KV 32016). Dabei handelt es sich um Auslagen, die nicht dem Notar, sondern der Bundesnotarkammer zustehen.

© Dr. Damian Najdecki & Jasmin Wildschütz

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